KI für die öffentliche Verwaltung
KI-Agenten für Behörden, öffentliche Einrichtungen und verwaltungsnahe Organisationen. Für Telefon, Chat, E-Mail und interne Aufgaben.
Bots4You entlastet Bürgerkommunikation, Behördenpostfächer, Servicecenter und interne Wissensarbeit mit KI-Helfern, die auf einer gemeinsamen Plattform betrieben werden.
Voicebot, Chatbot, E-Mail-Agent und interner KI-Agenten können gekoppelt werden. Sie arbeiten mit derselben Wissensbasis, denselben Zuständigkeitsregeln, denselben Datenschutzvorgaben und klaren Übergaben an Mitarbeitende, Fachbereiche oder angebundene Systeme.
DSGVO-konform. No-Code konfigurierbar. Anschlussfähig an Fachverfahren, DMS, eAkte und Serviceportale.
Telefon, Chat, E-Mail und interne Assistenz auf einer Plattform. No-Code konfigurierbar. Mit Betriebsmodellen für Deutschland- und EU-Betrieb.
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Wenn Verwaltungskommunikation an Grenzen stößt
Viele Anliegen sind wiederkehrend. Trotzdem binden sie täglich Zeit in Telefon, Postfach, Servicecenter und Fachbereichen.
Funktionspostfächer enthalten viele unstrukturierte Anfragen. Zuständigkeiten, Pflichtangaben und nächste Schritte sind nicht immer sofort erkennbar.
Anrufe, Rückrufe und Terminfragen binden Kapazitäten. Besonders zu Stoßzeiten oder außerhalb der Servicezeiten.
Anträge, Formulare und E-Mails kommen ohne notwendige Angaben oder Unterlagen an. Das erzeugt Rückfragen und verzögert Bearbeitung.
Informationen liegen in Webseiten, Dokumenten, Fachbereichen, DMS, eAkte, Serviceportalen, Fachverfahren oder bei einzelnen Mitarbeitenden.
Alle Kanäle. Eine Verwaltungslogik.
Öffentliche Verwaltung kommuniziert nicht über einen einzigen Kanal. Bürgerinnen, Bürger, Unternehmen und Mitarbeitende nutzen Telefon, Website, E-Mail, Serviceportal, Intranet oder direkte Rückfragen.
Viele KI-Projekte lösen nur einen Ausschnitt. Ein Chatbot beantwortet Website-Fragen. Ein Telefonbot nimmt Anrufe entgegen. Ein internes KI-Tool sucht Dokumente.
Das führt schnell zu getrennten Wissensständen, doppelter Pflege und unklaren Übergaben.
Bots4You koppelt die Kanäle auf einer gemeinsamen KI-Plattform.
Ein Wissensstand. Eine Steuerung. Mehrere Kanäle.
Voicebot, Chatbot, E-Mail-Agent und interner KI-Assistent greifen auf dieselben freigegebenen Informationen, Zuständigkeiten, Rollen, Sperrthemen, Datenschutzregeln und Übergabelogiken zu.
Damit kann Bots4You als Kommunikationsschicht rund um Websites, Serviceportale, OZG-nahe Online-Dienste und Fachverfahren eingesetzt werden. Der KI-Helfer erklärt Verwaltungsleistungen, erkennt Anliegen, stellt Rückfragen, verweist auf passende Online-Dienste und bereitet Übergaben an Fachbereiche oder angebundene Systeme vor.
So wird E-Government nicht nur verfügbar, sondern besser nutzbar.
Kontrollierter Betrieb. Passendes Betriebsmodell.
KI in der öffentlichen Verwaltung muss nicht nur gute Antworten geben. Sie muss kontrollierbar betrieben werden. Mit klaren Regeln, nachvollziehbaren Datenflüssen und einem Betriebsmodell, das zu Organisation und Schutzbedarf passt.
Bots4You unterstützt dabei mit
freigegebenen Wissensquellen, Rollen und Zuständigkeiten
Sperrthemen, Fallbacks und definierten Übergaben
Protokollierung, Auswertung und laufender Optimierung
Mandantentrennung und dokumentierten Datenflüssen
Cloud-Betrieb in Deutschland oder der EU sowie privaten, hybriden oder verwaltungsnahen Betriebsmodellen
BITV-, WCAG- und EN-301-549-orientierte Einbindung webbasierter Komponenten
keiner Nutzung von Bürger-, Mitarbeitenden- oder Gesprächsdaten zum Modelltraining
So wird aus KI kein weiterer IT-Sonderfall, sondern ein betreibbarer Baustein der Verwaltungsdigitalisierung.
Wie öffentliche Einrichtungen Bots4You einsetzen
Für Bürgerkommunikation, Behördenkommunikation, Funktionspostfächer, interne Wissensarbeit und strukturierte Übergaben.
Der Voicebot nimmt Anrufe entgegen, erkennt Anliegen, beantwortet freigegebene Standardfragen, stellt Rückfragen und übergibt strukturierte Informationen an die zuständige Stelle.
Typische Einsatzbereiche sind Bürgertelefon, Behördenhotline, Servicecenter, Terminvorbereitung, Rückrufwünsche und Orientierungsfragen.
Der Chatbot macht vorhandenes Verwaltungswissen besser nutzbar. Er erklärt Verwaltungsleistungen und verweist auf Online-Dienste, Formulare, Unterlagen, Fristen, Gebühren und zuständige Stellen.
Für externe Nutzer wird die Website verständlicher. Für Mitarbeitende wird internes Wissen schneller auffindbar.
Der E-Mail-Agent erkennt Anliegen, klassifiziert Nachrichten, extrahiert relevante Angaben und erstellt strukturierte Übergaben oder Antwortentwürfe.
So wird aus einer unsortierten E-Mail ein bearbeitbarer Vorgang. Mit erkanntem Anliegen, möglichen fehlenden Angaben und einem nachvollziehbaren nächsten Schritt.
Der KI-Agent kann Rückrufwünsche aufnehmen, fehlende Informationen nachfassen oder Bürgerinnen und Bürger zu nächsten Schritten informieren. Innerhalb klar definierter Regeln.
Das entlastet Mitarbeitende bei wiederkehrenden Abstimmungen und reduziert Medienbrüche.
Der KI-Agent kann eingereichte Angaben auf Vollständigkeit prüfen, fehlende Unterlagen markieren, Rückfragen vorbereiten und Fachbereiche mit strukturierten Informationen versorgen.
Die Einzelfallprüfung bleibt bei der zuständigen Stelle. Der KI-Helfer bereitet vor, sortiert und unterstützt.
Der interne KI-Agent findet Dienstanweisungen, Vorlagen, Zuständigkeiten, Verfahrenshinweise und interne Dokumente schneller auffindbar.
Er unterstützt beim Onboarding, bei wiederkehrenden Rückfragen und bei der Vorbereitung interner Arbeitsstände.
Ihr Weg zur KI-Unterstützung
Wir klären gemeinsam, wo KI kurzfristig entlastet. Am Telefon, im Chat, per E-Mail, in der internen Assistenz oder als gekoppelte Lösung über mehrere Kanäle.
Wissensquellen, Zuständigkeiten, Datenschutzvorgaben, Sperrthemen, Übergaben, Schnittstellen und Betriebsmodell werden abgestimmt.
Der KI-Helfer wird konfiguriert, getestet und freigegeben. Nach dem Start werden Wissensbasis, Routing, Fallbacks und Übergaben laufend verbessert.
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Häufige Fragen zu KI in der öffentlichen Verwaltung
Nein. Bots4You richtet sich an die öffentliche Verwaltung insgesamt. Dazu gehören Behörden, öffentliche Einrichtungen, Eigenbetriebe, AöR, Zweckverbände, Stadtwerke, Hochschulen, Kammern, Sozialversicherungsträger, IT-Dienstleister und Rechenzentren.
Telefon, Chat, E-Mail und interne Assistenz können über eine gemeinsame Wissens-, Regel- und Übergabelogik verbunden werden. Dadurch entstehen keine getrennten Bots, sondern konsistente KI-Helfer über mehrere Kontaktpunkte.
Alle KI-Helfer können mit denselben freigegebenen Wissensquellen, Zuständigkeitsregeln, Datenschutzvorgaben, Sperrthemen und Übergaben arbeiten.
So antworten Voicebot, Chatbot, E-Mail-Agent und interner KI-Assistent konsistent. Unabhängig davon, ob ein Anliegen telefonisch, per Website, per E-Mail oder intern gestellt wird.
Ja. Bots4You kann je nach Systemlandschaft an Fachverfahren, DMS, eAkte, Vorgangsbearbeitung, Ticketsysteme, CRM, ERP, Serviceportale, Terminlösungen oder Wissensdatenbanken angebunden werden.
Der Einstieg ist aber auch ohne tiefe Fachverfahrensintegration möglich.
Nein. Häufig entsteht der erste Nutzen früher. Standardfragen beantworten, Pflichtangaben abfragen, Rückrufwünsche aufnehmen, E-Mails strukturieren, Gespräche zusammenfassen und Anliegen nachvollziehbar an Fachbereiche übergeben.
Tiefere Integrationen können folgen, wenn Nutzen, Prozesse und Schnittstellen geklärt sind.
OZG, FIM, LeiKa und XZuFi stehen für unterschiedliche Ebenen der Verwaltungsdigitalisierung: digitale Verwaltungsleistungen, standardisierte Leistungsinformationen, Prozesse, Datenfelder und den Austausch von Informationen zu Online-Diensten und Zuständigkeiten.
Bots4You kann diese Informationen nutzbar machen, wenn sie in geeigneter Form bereitgestellt werden. Der KI-Helfer übersetzt zwischen Alltagssprache und Verwaltungslogik und hilft dabei, die passende Leistung, benötigte Unterlagen, zuständige Stellen und nächste Schritte verständlich zu machen.
Nein. Der KI-Helfer informiert, klassifiziert, fragt nach, fasst zusammen und bereitet Übergaben vor.
Verbindliche Entscheidungen, Einzelfallprüfungen und Bescheide bleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden oder Fachverfahren.
Je nach Schutzbedarf und Organisation sind Cloud-Betrieb in Deutschland oder der EU, private oder hybride Architekturen sowie verwaltungsnahe Betriebsmodelle möglich.
Zusätzlich kann die Einführung als Self-Service, begleitetes Projekt oder betreuter Betrieb erfolgen.
Nein. Bürger-, Mitarbeitenden- und Gesprächsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Verarbeitung erfolgt zweckgebunden für den jeweiligen Einsatz.
Dann greift ein definierter Fallback. Der KI-Helfer kann Rückfragen stellen, auf zuständige Stellen verweisen oder das Anliegen mit einer Zusammenfassung an Mitarbeitende übergeben.
Ziel ist nicht maximale Automatisierung, sondern ein verlässlicher und kontrollierter Betrieb.
Ja. Bots4You KI-Helfer sind für barrierearme digitale Verwaltungszugänge ausgelegt. Webbasierte Komponenten können BITV-, WCAG- und EN-301-549-orientiert eingebunden werden.
