Integrationen für KI-Telefonassistenten: So verbindest du Voice, Chat & E-Mail mit deiner bestehenden IT-Landschaft

Warum Integrationen der Hebel für echte Automatisierung sind

Ein KI-Telefonassistent, der clever mit Kunden spricht, aber:

• keine Tickets erzeugt,
• keine CRM-Einträge schreibt,
• keine Termine anlegt,

bleibt eine Insel.

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Erst Integrationen machen aus „cooler KI“ ein effektives Werkzeug:

• Anrufe laufen in deine bestehenden Systeme
• Teams arbeiten mit strukturierten Daten statt mit Notizzetteln
• Aus Konversationen werden reproduzierbare Prozesse

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Wichtige Integrationsbereiche im Überblick

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CRM-Systeme

Beispiele: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho, u. a.

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Use Case:

• Kunde ruft an
• Bot erfasst Kontaktdaten und Anliegen
• im CRM wird automatisch:
   
  • Kontakt angelegt oder aktualisiert
   
  • Aktivität dokumentiert
   
  • ggf. ein Deal oder eine Aufgabe erstellt

Termin- & Kalendersysteme

Beispiele: Calendly, Cal.com, Timify, eigene Buchungstools

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Use Case:

• Bot erkennt Terminwunsch
• zeigt freie Slots an (regelbasiert oder über API)
• bestätigt Termin und verschickt E-Mail/SMS

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ERP & Branchenlösungen

Beispiele: Immobilien-ERP, Praxissoftware, Warenwirtschaft, Shop-Systeme

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Use Case:

• Bot fragt nach einer Nummer (z. B. Mietobjekt, Kundennummer, Bestellnummer)
• zieht Daten aus dem System (Status, nächste Schritte)
• gibt eine Antwort oder legt einen Vorgang an

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DMS & Ticketsysteme

Beispiele: Jira Service Management, Freshdesk, OTRS, eigenentwickelte Ticketsysteme, DMS

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Use Case:

• Bot legt bei bestimmten Anliegen automatisch Tickets an
• inklusive Kategorie, Dringlichkeit, Freitext & Kontaktdaten
• Mitarbeiter sehen sofort, was der Kunde gesagt hat

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Office-Umgebungen

Beispiele: Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange), Google Workspace

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Use Case:

• Bot verschickt E-Mails (z. B. Bestätigungen, Zusammenfassungen)
• legt Dateien ab (z. B. PDFs, Berichte)
• schreibt Statusmeldungen in Teams- oder Chat-Kanäle

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Automations-Plattformen

Beispiele: n8n, Make, Zapier

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Use Case:

• Bot triggert komplexe Workflow-Ketten:
   
  • Anruf → Ticket → Slack/Teams-Meldung → ERP-Update → E-Mail an Kunde

End-to-End-Workflow-Beispiele mit Bots4You

Beispiel 1: Anruf → CRM → Sales-Follow-up

• Kunde ruft an, interessiert sich für ein Angebot
• Bot erfasst Basisinfos
• CRM legt Kontakt + Deal an und weist ihn einem Sales-Mitarbeiter zu

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Beispiel 2: Mieter-Hotline → Ticket → Rückruf

• Mieter meldet Schaden
• Bot erfasst Adresse, Objekt, Schadensart, Dringlichkeit
• Ticket wird im Ticketsystem angelegt, inkl. aller Infos
• Techniker-Team wird informiert

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Beispiel 3: Praxis-Telefon → Kalender → Bestätigungsmail

• Patient ruft an, will Termin verschieben
• Bot schlägt freie Slots vor
• Termin wird gebucht, Patient erhält E-Mail/SMS-Bestätigung

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Warum Bots4You als Integrations-Plattform überzeugt

• Voice First, aber kanalübergreifend – Integrationen gelten für Telefon, Chat & E-Mail gleichzeitig
• Standard-Konnektoren für gängige Tools + flexible Anbindung über n8n, Make, Zapier
• Fixpreis-Integrationen nach kostenloser technischer Evaluierung
• Ein Setup – viele Kanäle, viele Systeme angeschlossen

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Integrations-Workshop anfragen – wir zeigen dir konkret, wie dein KI-Telefonassistent mit CRM, Ticketsystem & Kalenderzusammenspielt.

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