Was kostet ein KI-Telefonassistent wirklich? Vollständiger Kosten- & ROI-Vergleich 2025

Warum „Was kostet ein KI-Telefonassistent?“ nur die halbe Frage ist

Die erste Frage ist fast immer: „Was kostet ein KI-Telefonassistent im Monat?“

Die Wahrheit: Kosten sind nur die halbe Miete.

Genauso wichtig sind:

• Erreichbarkeit (Wie viele Anrufer gehen aktuell verloren?)
• Service-Qualität (Wie strukturiert sind deine Fälle?)
• Bearbeitungszeit (Wie lange hängen Mitarbeiter in Standardfragen?)
• Skalierbarkeit (Was passiert bei Peaks, Urlaub, Krankheit?)

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Ein KI-Telefonassistent kann gleichzeitig:

• Kosten senken,
• Erreichbarkeit erhöhen,
• Mitarbeiter entlasten,
• und die Datenqualität im Hintergrund deutlich verbessern.

Deshalb sollte dein Blick nicht nur auf „Preis pro Minute“, sondern auf ROI insgesamt gehen.

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Die 4 zentralen Kostenblöcke eines KI-Telefonassistenten

1. Setup & Integration: Einmaliger Aufwand, um deinen UseCase, Rufnummern, Systeme & Workflows sauber anzubinden.

2. Laufende Nutzung: Minutenpreise oder Konversationspakete – abhängig von Volumen und Modell.

3. Betrieb & Optimierung: Wer pflegt Dialoge, Fallbacks, Änderungen (Öffnungszeiten, neue Angebote etc.)?

4. Optionale Zusatzkanäle: Wenn später Chat, E-Mail-Bot oder KI-Copilot dazukommen, idealerweise ohne neue Plattform.

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Was kostet ein „klassischer“ Telefonkontakt heute?

Grobe Orientierung:

• Vollkosten für Service-/Backoffice-Mitarbeiter (inkl. Sozialabgaben, Urlaub, Ausfallzeiten, Management etc.) → schnell im Bereich 20–35 € pro Stunde.
• Bei 4–6 Minuten pro Anruf landen wir überschlägig bei 1–3 € pro Anruf – je nach Profil, Branche und Organisation.

Dazu kommen:

• Wartezeiten und verlorene Anrufe
• doppelte Rückfragen, weil Infos fehlten
• „Ping-Pong“ zwischen Abteilungen
• Frust bei Kunden und Mitarbeitern

Der Maßstab für einen KI-Telefonassistenten ist also nicht„0,13 vs. 0,15 €/Minute“, sondern:

„Wie viele Anrufe kann die KI sinnvoll übernehmen, ohne dass jemand hinterher alles nochmal anfassen muss?“

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Typische Preismodelle von KI-Telefonassistenten

1. Minutenmodelle

• Abrechnung pro Gesprächsminute (z. B. 0,13–0,30 €/Minute).
• Oft mit Mindestpreis je Call.
• Transparent, aber du musst Gesprächsdauer & Volumen im Blick behalten.

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2. Konversationspakete

• z.B. 500, 1.500, 3.000 Konversationen/Monat.
• Gut bei stabilen Volumen, problematisch bei starken Schwankungen.

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3. Plattform-Lizenzen

• Feste monatliche Gebühren, oft inkl. Volumen.
• Typisch im Enterprise-Bereich (Contact-Center-Plattformen).

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Dazu kommen:

• Einmaliges Setup/Onboarding
• Integrationsaufwände
• Servicepakete (Monitoring, Optimierung)

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4 Szenarien im Vergleich – wann lohnt sich KI wirklich?

Szenario 1: Praxis / Kanzlei (ca. 1.000 Anrufe/Monat)

Ausgangslage:

• 1.000 Anrufe/Monat
• Mitarbeiter telefonieren parallel, Wartezeiten & verpasste Anrufe sind Alltag
• Rückrufe kosten zusätzliche Zeit, Patienten/Mandanten sind genervt

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Mit KI-Telefonassistent:

• Bot übernimmt Standardfälle (Rezepte, Terminanfragen, einfache Auskünfte)
• Mitarbeiter telefonieren gezielter und kürzer
• Erreichbarkeit steigt, weil der Bot nicht „besetzt“ ist

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ROI:

• Kostenersparnis durch geringere Telefonlast
• Erhöhte Erreichbarkeit → weniger Patienten/Mandanten wandern ab
• Besserer Überblick, weil Anliegen strukturiert erfasst werden

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Szenario 2: Immobilienunternehmen (ca. 4.000Anrufe/Monat)

Ausgangslage:

• Mieter, Interessenten, Dienstleister – alles läuft über zentrale Rufnummern
• Peaks (z. B. Nebenkostenabrechnung, Heizungsausfälle) sorgen für Chaos
• Viele Anrufer kommen gar nicht durch

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Mit KI-Telefonassistent:

• Bot nimmt jeden Anruf an, sortiert in Kategorien (z. B. Heizung, Wasser, Sonstiges)
• erstellt strukturierte Tickets, Vorgänge oder E-Mails
• leitet wirklich dringende Fälle priorisiert weiter

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ROI:

• Deutliche  Entlastung des Teams (weniger „Wer ist dran? Was will er?“)
• Klare Datenlage → schnellere Bearbeitung, weniger Doppelarbeit
• Mieterzufriedenheit steigt, weil sie überhaupt jemanden „erreichen“

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Szenario 3: Handwerksbetrieb (ca. 800–1.500 Anrufe/Monat)

Ausgangslage:

• Viele Anrufe während Baustellenterminen
• Anrufe gehen auf die Mailbox, werden abends nachtelefoniert
• Angebote, Terminabsprachen, Notdienst – alles mischt sich

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Mit KI-Telefonassistent:

• Bot nimmt Anrufe an, erfragt Grund & Dringlichkeit
• schreibt strukturierte Messages (z. B. E-Mail/Ticket) mit allen Infos
• Notfälle werden direkt als solche gekennzeichnet

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ROI:

• Weniger verpasste Aufträge
• Weniger Chaos („Wer hat mit wem wann gesprochen?“)
• Entspanntere Mitarbeiter, die nicht zwischen Baustelle & Telefon zerrissen werden

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Szenario 4: Apotheke (ca. 1.500–3.000 Anrufe/Monat)

Ausgangslage:

• Viele Anrufe zu Rezepten, Verfügbarkeiten, Öffnungszeiten
• Peaks morgens & spätnachmittags
• Teams sind gleichzeitig am HV-Tisch, in der Rezeptur und am Telefon

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Mit KI-Telefonassistent:

• Bot nimmt Anrufe entgegen, unterscheidet z. B.:
   
  • Rezeptbestellung
   
  • Rückrufbitte
   
  • Verfügbarkeitsanfrage
   
  • Allgemeine Frage
 
• Bot nimmt Daten (Name, Geburtsdatum, Medikament, Kasse) strukturiert auf
• gibt klare Infos weiter oder bereitet Rückruf/Abholung vor

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ROI:

• Weniger Unterbrechungen im operativen Ablauf
• Verbesserte Erreichbarkeit – wichtig, weil Kunden in Apotheken oft dringend etwas brauchen
• Kürzere Wartezeiten an der Theke, weil weniger parallel telefoniert werden muss

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ROI-Faktoren: Mehr als nur „Minuten x Preis“

Beim ROI solltest du mindestens diese fünf Dimensionenbetrachten:

1. Kostenersparnis pro Anruf
2. Erhöhte Erreichbarkeit (wie viele Kunden erreichst du zusätzlich?)
3. Zeitgewinn für Mitarbeiter
4. Qualität  & Struktur der erfassten Informationen
5. Skalierbarkeit bei Peaks (ohne Fehlzeiten, Urlaub, Krankheit)

Ein KI-Telefonassistent, der nur „billig telefoniert“, aber keine dieser Ebenen verbessert, ist kein wirklicher Gewinn.

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Warum Bots4You beim ROI gut abschneidet

Bots4You ist so aufgebaut, dass:

• Voice First im Fokus steht (Telefon), aber Chat, E-Mail-Bot und Copilot später auf derselben Plattform dazukommen können.
• du die Wahl hast zwischen Eigenregie und Rundum-Service – also zwischen „Wir machen alles selbst“ und „Bots4You betreibt den Bot für uns“.
• viele Integrationen (CRM, Ticket, DMS, Termin, Microsoft, Google etc.) bereits verfügbar sind.

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Der ROI entsteht bei Bots4You nicht nur über Preise, sondern vor allem über:

• höhere Erreichbarkeit,
• entlastete Teams,
• saubere Prozesse
• und eine Plattform, die mit dir mitwächst.

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Kosten- & ROI-Check anfragen – wir rechnen mit dir durch, ab wann sich ein KI-Telefonassistent in deinem konkreten Szenario lohnt.

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